Henkilötietojen käsittely
Hoas kiinnittää erityistä huomiota yksityisyydensuojaan ja henkilötietojen asiamukaiseen käsittelyyn. Hoasilla sopimussuhteen syntymisen ja vuokrasuhteen, työsuhteen tai yhteistyösuhteen ylläpitämisen edellytyksenä on, että saamme tarvittavat henkilötiedot.
Voit tarkistaa, miten käsittelemme henkilötietojasi, olet sitten hakijamme, asukkaamme, toimitilavuokralaisemme, työnhakijamme tai henkilökuntaamme. Rekisterinpitäjänä Hoas käsittelee tietoja kaikkia soveltuvia kansainvälisiä tietosuojasäännöksiä sekä toimivaltaisten tietosuojaviranomaisten ohjeita ja päätöksiä noudattaen sekä noudattaen huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa ja alan parhaita käytäntöjä.
1) Rekisterinpitäjä
Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö sr (jäljempänä Hoas)
Y-tunnus 0116514-9
Pohjoinen Rautatiekatu 29, 00100 Helsinki
PL 799, 00101 Helsinki
Puh. (09) 5499 01
Yhteyshenkilö
Riitta Sorjonen, riitta.sorjonen[at]hoas.fi
2) Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn peruste
Sopimussuhteen syntymisen ja vuokrasuhteen ylläpitämisen edellytyksenä on, että saamme asunnonhakijoilta ja asukkailtamme tarvittavat henkilötiedot. Henkilötietojen toimittamatta jättäminen johtaa siihen, ettemme vuokranantajana voi huolehtia velvollisuuksistamme ja sitoumuksistamme, minkä seurauksena vuokrasopimusta ei voida solmia tai jo solmittua vuokrasopimusta ei voida jatkaa.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat asuntojen ja autopaikkojen vuokraaminen, asumisneuvonta ja asukastoiminta sekä niihin liittyvän toiminnan hallinnointi ja kehittäminen, asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen, vuokrasopimusten hallinta sekä vuokranantajan oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtiminen.
Kameravalvontatietoja käytämme turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseksi Hoasin toimistossa ja kiinteistöissä sekä niiden pihapiirissä kuten sisäänkäyntien läheisyydessä, jätehuoltopisteissä ja parkkipaikoilla. Käytämme tietoja rikos- ja vahinkotapahtumien selvittelyyn. Ilmoitamme kameravalvonnasta kylteillä niissä tiloissa ja alueilla, joihin kamerat on sijoitettu.
Henkilötietojen käsittely perustuu sopimussuhteeseen, lainsäädännön vaatimuksiin tai Hoasin tai asiakkaan oikeutettuun etuun.
3) Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme hakijan/asukkaan, hänen mahdollisen huoltajansa, kanssahakijansa/asujiensa henkilötietoja sekä mahdollisten muun vakuusmaksun maksajan, muun vuokranmaksajan ja edunvalvojan henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä ilmoittamiemme käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.
Lue lisää käsiteltävistä henkilötiedoista tätä linkkiä klikkaamalla (koko tietosuojaeloste).
4) Säännönmukaiset tietolähteet
Hakijan/asukkaan, hänen mahdollisen huoltajansa, kanssahakijansa/-asujansa tiedot saamme hakijalta itseltään lukuun ottamatta jälleenvuokralaisen tietoja, jotka saamme päävuokralaiselta ja luottotietoja, jotka haemme Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä. Helsingin yliopiston vaihto-opiskelijoiden henkilötietoja saamme yliopistoilta.
Lue lisää säännönmukaisista tietolähteistä tätä linkkiä klikkaamalla (koko tietosuojaseloste).
5) Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Henkilötietoja säilytetään valvotuissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoliikenneyhteydet henkilötietoja sisältäviin tietokantoihin suojataan yhteyden salauksella ja asianmukaisella autentikoinnilla. Tieto-kannat ja niitä käyttävät järjestelmät on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin.
Henkilörekisterin käyttö edellyttää aina käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeudet määritellään roolikohtaisesti sen mukaan, mikä kulloinkin on kyseisen työntekijän tehtäväinhoidon kannalta välttämätöntä. Henkilöstö on koulutettu tietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja he toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina. Henkilötietojen käsittelijän roolissa olevia kolmannen osapuolen organisaatioita sitovat kahden väliset salassapitosopimukset.
6) Rekisteritietojen säännönmukainen luovutus
Hakijoiden tietoja emme luovuta eteenpäin. Asukkaiden tietoja luovutamme Kelalle, sosiaalitoimistoon, oppilaitoksiin, Svea Perintä Oy:lle, Telia Finland Oyj:lle, DNA Oyj:lle, Securitas Oy:lle, Tehomen Oy:lle, Jätkäsaaren Pysäköinti Oy:lle, kiinteistönhuolto- ja kiinteistönylläpitosopimusten mukaisille yhteistyökumppaneille ja kunnille.
7) Henkilötietojen säilytysajat
Henkilötietojen säilytysajat perustuvat arava- ja korkotukiasuntoja koskevaan ohjeistukseen, lakiin saatavien perinnästä ja lakiin saatavien perinnästä annetun lain muuttamisesta sekä kirjanpitolakiin.
Lue lisää henkilötietojen säilytysajoista tätä linkkiä klikkaamalla (koko tietosuojaseloste).
8) Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tietoja vastaanottavilta henkilötietojen käsittelijöiltä edellytetään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaista henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojan riittävä taso varmistetaan asianmukaisin suojatoimin. Rekisteröidyllä on oikeus saada lisätietoja henkilötietojen siirroista kolmansiin valtioihin sekä käytössä olevista asianmukaisista suojatoimista ottamalla yhteyttä tämän selosteen alussa mainittuun Hoasin yhteyshenkilöön.
9) Rekisteröidyn oikeudet
- Oikeus tarkastaa itseä koskevat tiedot
- Oikeus saada tieto korjatuksi ja poistetuksi sekä oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä
- Oikeus vastustaa käsittelyä
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan esittämällä oikeuksien toteuttamista varten pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti Hoasille. Kirjalliset oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt pyydämme toimittamaan asiakaspalveluumme sähköpostitse: privacy@hoas.fi tai postitse osoitteeseen Hoas, Tietosuoja, PL 799, 00101 Helsinki. Oikeuksien toteuttaminen vaatii henkilöllisyyden todentamista, ja rekisteröityä voidaan pyytää tarkentamaan pyyntöään.
Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista tätä linkkiä klikkaamalla (koko tietosuojaeloste).
10) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Hakijalla tai asukkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi) tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
11) Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 14.4.2020.
1) Rekisterinpitäjä
Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö sr (jäljempänä Hoas)
Y-tunnus 0116514-9
Pohjoinen Rautatiekatu 29, 00100 Helsinki
PL 799, 00101 Helsinki
Puh. (09) 5499 01
Yhteyshenkilö
Riitta Sorjonen, riitta.sorjonen[at]hoas.fi
2) Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn peruste
Kämppishaussa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhdistää kaksi tai useampi asunnonhaki-ja Hoasin asunnonhakuprosessissa samaan huoneistoon generoimalla hakijoille yhteinen kämppis-hakukoodi.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai Hoasin oikeutettuun etuun.
3) Käsiteltävät henkilötiedot
Kämppishaku-palvelussa käsitellään seuraavia tietoja asiakkaasta: etunimi, sukunimi, sukupuoli, profiilikuva, syntymäaika, puhutut kielet, tieto lemmikkieläimistä, tieto tupakoinnista, opiskelupaikka ja -toimipiste, nykyinen asuinpaikkakunta, sähköpostiosoite, vapaamuotoinen esittely itsestä, toiveet asunnolle, luonne ja tavat, toiveet kämppikselle, hakukonekriteerejä.
Lue lisää käsiteltävistä henkilötiedoista tätä linkkiä klikkaamalla (koko tietosuojaeloste)
4) Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään suoraan rekisteröidyltä tämän käyttäessä palvelua tai ne saadaan kolman-nelta osapuolelta (Facebook). Palveluun rekisteröidytään Facebookin kautta ja tässä yhteydessä Facebook luovuttaa meille tiettyjä sinun Facebookiin syöttämiäsi tietoja (nimesi ja profiilikuvasi) se-kä joitakin teknisiä tietoja. Lisäksi käyttäjään liittyviä tietoja kerätään käyttäjältä itseltään tämän käyt-täessä palvelua.
5) Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Kämppishaun tietoja säilytetään Microsoftin Azuressa EU:n alueella. Tietoliikenneyhteydet henkilö-tietoja sisältäviin tietokantoihin on suojattu yhteyden salauksella ja asianmukaisella autentikoinnilla. Tietokannat ja niitä käyttävät järjestelmät on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin. Palvelun rapor-toinnissa tiedot on pseudonymisoitu. Pääsy käyttäjien tietoihin on rajattu vain sovelluskehitystä te-kevien kolmannen osapuolen asiantuntijoille, jotka kehittävät ja ylläpitävät tätä nimenomaista palve-lua. Hoasin henkilökunnalla ei ole pääsyä näihin tietoihin. Palvelimelle kertyviä loki- tai metatietoja käytetään ainoastaan palvelun teknisten ongelmien selvittämiseen ja mahdollisten väärinkäytösten tutkintaan viranomaisten taholta.
Kämppishaun tiedoista viedään Hoasin Hakija- ja asukasrekisteriin vain kämppiskoodi. Henkilöre-kisterin käyttö Hoasilla edellyttää aina käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeudet määritellään roolikohtaisesti sen mukaan, mikä kulloinkin on kyseisen työntekijän tehtäväinhoidon kannalta vält-tämätöntä. Henkilöstö on koulutettu tietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja he toimivat salassapito-velvollisuuden alaisina. Henkilötietojen käsittelijän roolissa olevia kolmannen osapuolen organisaa-tioita sitovat kahden väliset salassapitosopimukset.
6) Rekisteritietojen säännönmukainen luovutus
Kämppishaun henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, eikä henkilötietoja käytetä markki-nointitarkoituksiin.
7) Henkilötietojen säilytysajat
Rekisteröityneen käyttäjän henkilötietoja säilytetään yksi vuosi viimeisen sisäänkirjautumisen jäl-keen. Rekisteröitynyt henkilö voi halutessaan poistaa omat tietonsa välittömästi kirjautumalla sisään palveluun ja poistamalla oman käyttäjätilin.
8) Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröitynyt käyttäjä voi itse tarkistaa omat henkilötietonsa kirjautumalla palveluun. Käyttäjä voi keskeyttää omalta osaltaan palvelun käytön. Käyttäjä voi myös koska tahansa peruuttaa suostu-muksensa henkilötietojen käsittelyyn ja poistaa oman käyttäjätilinsä palvelusta kokonaan. Mikäli tietoja ei päivitetä ja palvelu on käyttämättä yli vuoden, käyttäjän tili kaikkine tietoineen poistetaan lopullisesti.
Rekisteröidyllä voi lisäksi olla oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vas-tustusoikeus soveltuu tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu Hoasin oikeutettuun etuun ja Hoasilla on velvollisuus noudattaa rekisteröidyn vaatimusta, ellei ole olemassa huomattavan tär-keää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Lisäksi joissakin tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus saada Hoasia rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.
Käyttäjällä on oikeus saada itseensä liittyvät, Hoasille toimittamansa henkilötiedot, koneellisesti luet-tavassa muodossa ja hänellä on oikeus siirtää tiedot toiselle rekisteripitäjälle Hoasin estämättä.
Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista tätä linkkiä klikkaamalla (koko tietosuojaeloste)
9) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Hakijalla tai asukkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuoja-valtuutettu, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi) tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Lue Kämppishaku-palvelun tietosuojaseloste kokonaisuudessaan tästä.
1) Rekisterinpitäjä
Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö sr (jäljempänä Hoas)
Y-tunnus 0116514-9
Pohjoinen Rautatiekatu 29, 00100 Helsinki
PL 799, 00101 Helsinki
Puh. (09) 5499 01
Yhteyshenkilö
Riitta Sorjonen, riitta.sorjonen[at]hoas.fi
2) Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn peruste
Sopimussuhteen syntymisen ja vuokrasuhteen ylläpitämisen edellytyksenä on, että saamme toimitilojen vuokralaisen edustajaa tai yhteyshenkilöä koskevat tarvittavat henkilötiedot. Henkilötietojen toimittamatta jättäminen voi johtaa siihen, ettemme vuokranantajana voi huolehtia velvollisuuksistamme ja sitoumuksistamme, minkä seurauksena vuokrasopimusta ei välttämättä voida solmia tai jo solmittua vuokrasopimusta ei voida jatkaa.
Henkilötietojen käsittelyn pääasiallisena tarkoituksena on toimitilojen ja autopaikkojen vuokraaminen sekä niihin liittyvän toiminnan hallinnointi ja kehittäminen, asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen, vuokrasopimusten hallinta sekä vuokranantajan oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtiminen.
Henkilötietoja käsitellään Hoasia velvoittavien lakisääteisten vaatimusten noudattamiseksi tai rekisteröidyn yksiselitteisen suostumuksen perusteella. Jos vuokralainen on yksityishenkilö, on henkilötietojen käsittelyperuste Hoasin ja vuokralaisen välillä solmittu sopimus. Jos vuokralainen on oikeushenkilö, perustuu vuokralaisen edustajan tai yhteyshenkilön henkilötietojen käsittely tämän edustaman organisaation ja Hoasin väliseen sopimukseen, asiakassuhteeseen tai Hoasin oikeutettuun etuun.
3) Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme vuokralaisen edustajan, hänen mahdollisen huoltajansa ja jälleenvuokralaisensa henkilötietoja sekä mahdollisten muun vakuuden maksajan, muun vuokranmaksajan ja edunvalvojan henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä ilmoittamiemme käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.
Hoasin verkkosivuilla osoitteessa Hoas.fi käytetään evästeitä. Hoas ja sen käyttämät palveluntarjoajat keräävät Hoas.fi-sivuston käytöstä metatietoja, eli verkkosivuston käytöstä havainnoituja ja johdettuja tietoja. Nämä metatiedot eivät sisällä henkilöä yksilöiviä tietoja, eikä Hoas milloinkaan pyri tunnistamaan yksittäistä Hoas.fi-sivustolla kävijää näiden metatietojen avulla.
Lue lisää käsiteltävistä henkilötiedoista tätä linkkiä klikkaamalla.
Lue lisää käsiteltävistä henkilötiedoista tätä linkkiä klikkaamalla (koko tietosuojaseloste).
4) Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan, hänen mahdollisen huoltajansa ja jälleenvuokralaisensa tiedot saamme asiakkaalta itseltään. Luottotiedot, yrityksen vastuuhenkilön, osakkaan, tosiasiallisen edunsaajan, päättäjän ja oikeutetun nimenkirjoittajan sekä tilintarkastajan henkilötiedot sekä vastuuhenkilösidokset haemme Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä.
Kameravalvontatiedot tallentuvat automaattisesti henkilön saapuessa valvonta-alueelle kameran ollessa toiminnassa.
5) Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Henkilötietoja säilytetään valvotuissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoliikenneyhteydet henkilötietoja sisältäviin tietokantoihin suojataan yhteyden salauksella ja asianmukaisella autentikoinnilla. Tieto-kannat ja niitä käyttävät järjestelmät on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin.
Henkilörekisterin käyttö edellyttää aina käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeudet määritellään roolikohtaisesti sen mukaan, mikä kulloinkin on kyseisen työntekijän tehtäväinhoidon kannalta välttämätöntä. Henkilöstö on koulutettu tietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja he toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina. Henkilötietojen käsittelijän roolissa olevia kolmannen osapuolen organisaatioita sitovat kahden väliset salassapitosopimukset.
6) Henkilötietojen säännönmukainen luovutus
Svea Perintä Oy:lle luovutamme säännönmukaisesti tietoja niistä vuokralaisista, joiden velkojen perintä annetaan toimeksiantona heille (velallisen henkilötiedot ja tältä perittävät velat).
Kulloinkin voimassa olevien kiinteistön huolto- ja ylläpitosopimusten mukaisille yhteistyökumppaneille luovutamme tiedot vuokralaisista (nimi-, osoite- ja yhteistiedot) huoneistoissa suoritettavia korjaustoimenpiteitä varten.
Kameravalvonnan tietoja emme luovuta muulloin kuin silloin, kun poliisi tai muu toimivaltainen viranomainen erikseen laissa säädetyssä tarkoituksessa kirjallisesti vaatii kameravalvonnan yksilöityä tietoa haltuunsa.
Muita henkilötietoja emme luovuta eteenpäin.
7) Henkilötietojen säilytysajat
Vuokralaisen edustajan tiedot säilytetään rekisterissä sopimussuhteen loppuun saakka, minkä jälkeen ne siirtyvät historiatietoihin. Historiatiedot säilytetään kymmenen vuotta siitä, kun vuokrasopimus on päättynyt ja vuokrasuhteeseen liittyvät velvoitteet on puolin ja toisin suoritettu. Vakuutta ja vuokranmaksua koskevat tiedot säilytetään rekisterissä kymmenen vuotta Irtisanomisilmoitus arkistoidaan järjestelmään ja säilytetään kuusi vuotta.
Säilytysajan jälkeen asiakirjat tuhotaan asianmukaisesti.
Kameravalvonnan tietoja säilytetään vuoden, ellei mahdollisen oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen edellytä pidempää säilytysaikaa.
8) Rekisteröidyn oikeudet
- Oikeus tarkastaa itseä koskevat tiedot
- Oikeus saada tieto korjatuksi ja poistetuksi sekä oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä
- Oikeus vastustaa käsittelyä
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan esittämällä oikeuksien toteuttamista pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti Hoasille. Kirjalliset oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt pyydämme toimittamaan asiakaspalveluumme sähköpostitse: privacy@hoas.fi tai postitse osoitteeseen Hoas, Tietosuoja, PL 799, 00101 Helsinki. Oikeuksien toteuttaminen vaatii henkilöllisyyden todentamista, ja rekisteröityä voidaan pyytää tarkentamaan pyyntöjään.
Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista tätä linkkiä klikkaamalla (koko tietosuojaseloste).
9) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi) tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Lue toimitilavuokralaisten henkilötietojen käsittelyn tietosuojaseloste kokonaisuudessaan tästä.
1) Rekisterinpitäjä
Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö sr (jäljempänä Hoas)
Y-tunnus 0116514-9
Pohjoinen Rautatiekatu 29, 00100 Helsinki
PL 799, 00101 Helsinki
Puh. (09) 5499 01
Yhteyshenkilö
Riitta Sorjonen, riitta.sorjonen[at]hoas.fi
2) Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn peruste
Edellytyksenä kumppaneiden toiminnalle Hoasin kiinteistöillä on, että saamme kumppaneiltamme näiden työntekijöitä ja/tai muita edustajia koskevat tarvittavat henkilötiedot. Henkilötietoja tarvitsemme sopimussuhteiden hallinnoinnin tarkoituksiin sekä mahdollistaaksemme kumppaneiden edustajien tai työntekijöiden näille osoitettujen tehtävien, kuten kiinteistöjen ja asuntojen rakennuttamisen, ylläpidon ja turvallisuuden varmistamisen, toteuttamisen.
Henkilötietojen käsittely perustuu Hoasin ja kumppanin väliseen sopimussuhteeseen tai Hoasin oikeutettuun etuun. Käsittelyperuste voi olla myös kumppanin tai kolmannen tahon, kuten muun kumppanimme oikeutettu etu, taikka Hoasia koskevan oikeudellisen velvoitteen noudattaminen.
3) Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme kumppaniemme työntekijöiden tai muiden edustajien henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä ilmoittamiemme käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi. Tällaisia tietoja voivat olla etunimi ja sukunimi, titteli, henkilötunnus tai syntymäaika, työnantajan henkilökortin numero, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja työnantaja sekä lähiesimiehen nimi ja puhelinnumero.
Lue lisää käsiteltävistä henkilötiedoista tätä linkkiä klikkaamalla (koko tietosuojaseloste).
4) Säännönmukaiset tietolähteet
Kumppaneiden työntekijöiden henkilötiedot saamme henkilöiltä itseltään tai heidän työnantajaltaan.
Kameravalvontatiedot tallentuvat automaattisesti henkilön saapuessa valvonta-alueelle kameran ollessa toiminnassa. Hoasin tietojärjestelmien käyttöä koskevat tiedot saamme henkilöltä itseltään tämän käyttäessä tietojärjestelmiä.
5) Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Henkilötietoja säilytetään valvotuissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoliikenneyhteydet henkilötietoja sisältäviin tietokantoihin suojataan yhteyden salauksella ja asianmukaisella autentikoinnilla. Tietokannat ja niitä käyttävät järjestelmät on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin.
Henkilörekisterin käyttö edellyttää aina käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeudet määritellään roolikohtaisesti sen mukaan, mikä kulloinkin on kyseisen työntekijän tehtäväinhoidon kannalta välttämätöntä. Henkilöstö on koulutettu tietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja he toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina. Henkilötietojen käsittelijän roolissa olevia kolmannen osapuolen organisaatioita sitovat kahdenväliset salassapitosopimukset.
6) Rekisteritietojen säännönmukainen luovutus
Securitas Oy:lle luovutamme säännönmukaisesti tiedot avainhuoneita käyttävistä yrityksistä ja niiden työntekijöistä. Muita henkilötietoja emme luovuta eteenpäin, ellei tietojen luovuttamisesta ole nimenomaisesti säädetty tai elleivät viranomaiset sitä nimenomaisesti edellytä.
7) Henkilötietojen säilytysajat
Säilytämme kumppaneidemme työntekijöiden henkilötiedot enintään kaksi vuotta toimeksiannon päättymisen jälkeen, minkä jälkeen ne siirretään historiatietoihin. Säilytysaikojen jälkeen asiakirjat tuhotaan asianmukaisesti.
Kameravalvonnan tietoja säilytetään enintään vuoden ajan, ellei mahdollisen oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen edellytä pidempää säilytysaikaa.
8) Rekisteröidyn oikeudet
- Oikeus tarkastaa itseä koskevat tiedot
- Oikeus saada tieto korjatuksi ja poistetuksi sekä oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä
- Oikeus vastustaa käsittelyä
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan esittämällä oikeuksien toteuttamista pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti Hoasille. Kirjalliset oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt pyydämme toimittamaan asiakaspalveluumme sähköpostitse: privacy@hoas.fi tai postitse osoitteeseen Hoas, Tietosuoja, PL 799, 00101 Helsinki. Oikeuksien toteuttaminen vaatii henkilöllisyyden todentamista, ja rekisteröityä voidaan pyytää tarkentamaan pyyntöjään.
Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista tätä linkkiä klikkaamalla (koko tietosuojaseloste).
9) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Kumppanin työntekijällä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi) tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Lue kumppanien henkilötietojen käsittelyn tietosuojaseloste kokonaisuudessaan tästä.
1) Rekisterinpitäjä
Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö sr (jäljempänä Hoas)
Y-tunnus 0116514-9
Pohjoinen Rautatiekatu 29, 00100 Helsinki
PL 799, 00101 Helsinki
Puh. (09) 5499 01
Yhteyshenkilö
Riitta Sorjonen, riitta.sorjonen[at]hoas.fi
2) Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn peruste
Hoasin (jäljempänä "Säätiö") hallitus on hyväksynyt lähipiiriohjeen, jonka avulla Säätiössä varmistetaan lähipiiritoimia koskevan sääntelyn noudattaminen. Ohje määrittää lähipiiritoimien tunnistamis-, päätöksenteko-, hyväksyntä-, raportointi- ja valvontakäytännöt.
Ohje sekä lähipiiriin kuuluvien henkilöiden tietojen käsittely, perustuvat Säätiötä velvoittavaan säätiölakiin (487/2015), tilinpäätöksen laatimista koskevaan ohjeistukseen sekä Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan Säätiön hyvä hallinto -ohjeistukseen.
3) Rekisteröidyt ja käsiteltävät henkilötiedot
Säätiön lähipiiriin kuuluvat ("lähipiiriin kuuluvat henkilöt"):
- Säätiön perustaja ja säätiössä määräysvaltaa käyttävä ihminen, yhteisö ja säätiö sekä näiden tai säätiön tytäryhteisö ja -säätiö;
- Säätiön ja 1 kohdassa tarkoitetun yhteisön ja säätiön hallituksen ja hallintoneuvoston jäsen ja varajäsen, toimitusjohtaja ja tämän sijainen, vastuunalainen yhtiömies ja tilintarkastaja;
- Säätiön asiamies ja muu henkilö, joka osallistuu säätiön johtamiseen;
- 1 - 3 kohdassa tarkoitetun ihmisen perheenjäsen;
- 1 - 4 kohdassa tarkoitetun ihmisen tai yhdessä toimivien ihmisten määräysvallassa oleva yhteisö ja säätiö.
Lue lisää käsiteltävistä henkilötiedoista tätä linkkiä klikkaamalla (koko tietosuojaseloste).
4) Säännönmukaiset tietolähteet
Lähipiiriin kuuluvien henkilöiden henkilötiedot saamme lähipiiriin kuuluvalta henkilöltä (kohdan 3 lähipiiriin kuuluvat henkilöt 1 - 3) itseltään ja hänen perheenjäseniensä henkilötiedot em. selvityksen antajalta lähipiirikyselyn yhteydessä.
Hankintojen osalta (arvo > 30 000 € alv. 0) teemme lähipiiriselvityksen, jota varten saamme tiedot toimittajan päättävässä asemassa ja todellisina edunsaajina olevista henkilöistä Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä.
5) Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Henkilötietoja säilytetään valvotuissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoliikenneyhteydet henkilötietoja sisältäviin tietokantoihin suojataan yhteyden salauksella ja asianmukaisella autentikoinnilla. Tieto-kannat ja niitä käyttävät järjestelmät on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin.
Henkilörekisterin käyttö edellyttää aina käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeudet määritellään roolikohtaisesti sen mukaan, mikä kulloinkin on kyseisen työntekijän tehtäväinhoidon kannalta välttämätöntä. Henkilöstö on koulutettu tietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja he toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina. Henkilötietojen käsittelijän roolissa olevia kolmannen osapuolen organisaatioita sitovat kahden väliset salassapitosopimukset.
6) Rekisteritietojen säännönmukainen luovutus
Lähipiiriin kuuluvien henkilöiden henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin, ellei tietojen luovuttamisesta ole nimenomaisesti säädetty tai elleivät viranomaiset sitä nimenomaisesti edellytä.
7) Henkilötietojen säilytysajat
Lähipiiriin kuuluvien henkilöiden tiedot säilytämme vähintään säätiölaissa ja kirjanpitolainsäädännössä edellytetyn toimintakertomuksen säilytysajan, kymmenen (10) vuotta kunkin tilikauden päättymisestä.
Lue lisää henkilötietojen säilytysajoista tätä linkkiä klikkaamalla (koko tietosuojaseloste).
8) Rekisteröidyn oikeudet
- Oikeus tarkastaa itseä koskevat tiedot
- Oikeus saada tieto korjatuksi ja poistetuksi sekä oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä
Rekisteröity voi käyttää alla mainittuja oikeuksiaan esittämällä oikeuksien toteuttamista varten pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti Hoasille. Kirjalliset oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt pyydämme toimittamaan asiakaspalveluumme sähköpostitse: privacy@hoas.fi tai postitse osoitteeseen Hoas, Tietosuoja, PL 799, 00101 Helsinki. Oikeuksien toteuttaminen vaatii henkilöllisyyden todentamista ja rekisteröityä voidaan pyytää tarkentamaan pyyntöjään.
Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista tätä linkkiä klikkaamalla (koko tietosuojaseloste).
9) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Lähipiiriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi) tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
1) Rekisterinpitäjä
Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö sr (jäljempänä Hoas), Y-tunnus 0116514-9
Pohjoinen Rautatiekatu 29, 00100 Helsinki
PL 799, 00101 Helsinki
Puh. (09) 5499 01
Yhteyshenkilö
Riitta Sorjonen, riitta.sorjonen[at]hoas.fi
2) Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn peruste
Työsuhteen syntymisen ja sen ylläpitämisen edellytyksenä on, että saamme työnhakijoiltamme ja työntekijöiltämme tarvittavat henkilötiedot. Henkilötietojen toimittamatta jättäminen johtaa siihen, ettemme työnantajana voi huolehtia velvollisuuksistamme ja sitoumuksistamme, minkä seurauksena työsopimusta ei voida solmia tai jo solmittua työsopimusta ei voida jatkaa.
Henkilötietojen käsittely perustuu Hoasin ja rekisteröidyn väliseen sopimussuhteeseen tai sopimuksen solmimista edellyttäviin toimiin, Hoasia velvoittaviin lainsäädännön vaatimuksiin, rekisteröidyn antamaan suostumukseen soveltuvan lainsäädännön mukaisesti sekä Hoasin tai työntekijän oikeutettuun etuun.
3) Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme työnhakijoiden tunnistetietoja, yhteystietoja, työkokemus-, koulutus- ja kielitaitotietoja sekä hakemuksien liitetietoja ja luottotietoja. Lisäksi käsittelemme muita rekrytointiprosessissa kertyviä tietoja, kuten haastattelijoiden muistiinpanot ja Hoasin ja työnhakijan välistä viestintää koskevat tiedot.
Käsittelemme työntekijöiden tunnistetietoja, yhteystietoja, koulutustietoja sekä työsuhdetta ja palkkaa, palkanmaksua ja luontoisetuja koskevia tietoja, luottotietoja, poissaoloja ja työterveyshuoltoa koskevia tietoja sekä työaikaseurantaan ja vuosilomakirjanpitoon liittyviä tietoja sekä henkilön työtehtäviin, niiden hoitamiseen ja työssä kehittymiseen liittyviä tietoja. Käsittelemme lisäksi työntekijöiden lähiomaisten tietoja, ay-liittoon/osastoon liittyviä tietoja (henkilöt, joiden jäsenmaksu pidätetään palkasta) ja eläkesuhdetta koskevia tietoja, työntekijöiden kuvia sekä tietoja erityisruokavalioista ja ruoka-aineallergioista.
Lue lisää käsiteltävistä henkilötiedoista tätä linkkiä klikkaamalla (koko tietosuojaseloste).
4) Säännönmukaiset tietolähteet
Työnhakijan henkilötiedot saamme työnhakijalta itseltään ja hänen suostumuksellaan hänen nimeämiltään suosittelijoilta.
Työntekijän tiedot saamme häneltä itseltään. Työsuhdetta koskevat tiedot tulevat työnantajalta. Lisäksi tietoja kerätään hyväksytyistä muista lähteistä, kuten viranomaisilta, esimerkiksi verottajalta (verokorttien suorasiirto) ja ulosottoviranomaiselta.
Kameravalvontatiedot tallentuvat automaattisesti henkilön saapuessa valvontaa-alueelle kameran ollessa toiminnassa.
5) Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Henkilötietoja säilytämme valvotuissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoliikenneyhteydet henkilötietoja sisältäviin tietokantoihin on suojattu yhteyden salauksella ja asianmukaisella autentikoinnilla. Tietokannat ja niitä käyttävät järjestelmät on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin.
Olemme rajanneet pääsyn työnhakijoiden ja työntekijöiden henkilötietoihin nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Olemme saaneet koulutusta henkilötietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja toimimme salassapitovelvollisuuden alaisina. Henkilötietojen käsittelijän roolissa olevia kolmannen osapuolen organisaatioita sitovat kahden väliset salassapitosopimukset.
6) Rekisteritietojen säännönmukainen luovutus
Työnhakijoiden tietoja emme luovuteta eteenpäin.
Työntekijöiden tietoja luovutamme veroviranomaisille, eläke- ja muille vakuutusyhtiöille sekä työvoima- ja ulosottoviranomaisille. Työntekijöiden henkilötietoja luovutamme myös työterveyslääkäripalvelujen tuottajalle ja hammaslääkäripalvelujen tuottajalle sekä teleoperaattoreille. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti.
7) Henkilötietojen säilytysajat
Työhakemukset, jotka eivät ole johtaneet työsopimuksen solmimiseen, poistamme vuoden kuluttua rekrytointiprosessin päättymisestä. Työhakemukset, jotka ovat johtaneet työsopimuksen solmimiseen, säilytämme koko työsuhteen ajan.
Työntekijöiden henkilötietoja säilytysajat perustuvat työsuhteita koskevaan lainsäädäntöön ja kirjanpitolakiin, jolloin enimmäissäilytysaika on 10 vuotta työsuhteen päättymisestä.
Lue lisää henkilötietojen säilytysajoista tätä linkkiä klikkaamalla (koko tietosuojaseloste).
8) Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tietoja vastaanottavilta henkilötietojen käsittelijöiltä edellytetään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaista henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojan riittävä taso varmistetaan asianmukaisin suojatoimin. Rekisteröidyllä on oikeus saada lisätietoja henkilötietojen siirroista kolmansiin valtioihin sekä käytössä olevista asianmukaisista suojatoimista ottamalla yhteyttä tämän selosteen alussa mainittuun Hoasin yhteyshenkilöön.
9) Rekisteröidyn oikeudet
- Rekisteröidyn oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
- Henkilötietojen oikaiseminen tai poistaminen sekä oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä
- Oikeus vastustaa käsittelyä erityiseen henkilökohtaiseen syyhyn liittyen
- Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan esittämällä oikeuksien toteuttamista varten pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisteröityä voidaan pyytää tarkentamaan pyyntöjään.
Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista tätä linkkiä klikkaamalla (koko tietosuojaseloste).
10) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Työnhakijalla ja työntekijällä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi) tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.